Dr. Ali Menekşe Göğüs Hastalıkları Hastanesi
Giresun Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği
Dr. Ali Menekşe Göğüs Hastalıkları Hastanesi

Facebook Twitter Google Plus Linkedin

Arşiv Birimi

Güncelleme Tarihi: 25/08/2017


DAHİLİ :1122

Görev Yetki ve Sorumlulukları

  • Kurumun faaliyetleri sonucu oluşan her türlü bilgi ve belgeyi toplar, değerlendirir ve saklar.

  • Envanter çalışması yapar. 
  • ISO standartları çerçevesinde kuruma en uygun arşiv sistemini belirler. 
  • Birimlerde evraklar daha üretim aşamasında iken müdahale ederek evrakların düzgün bir şekilde tanımlanmasını sağlar. 
  • Evrakların birimlerde ve arşivde saklama sürelerini tespit eder. 
  • Evrakların birimlerden sonra arşive inmesi gerekli olanları, birim görevlisi ile birlikte arşive devredilmesini ve bu devirlerin düzenli olarak yürütülmesini sağlar. 
  • Arşive inen evrakları uygun şartlarda ve önceden belirlenen saklama kriterlerine göre arşivler. 
  • Arşive inen evraklar için erişim sistemini kurarak arşivden faydalanılmasını sağlar. 
  • Arşivden belge ve bilgi taleplerini en kısa sürede doğru bir şekilde karşılar. 
  • Evrakların ödünç işlemlerini ve takibini yapar. 
  • Evrakları fiziki olarak neme, ısıya, yangına ve çeşitli zararlı unsurlara karşı koruyacak tedbirleri alır. 
  • Arşivde saklama süresi dolan evrakların imhası için birim yetkililerinden onay alınarak güvenli bir şekilde imha edilmesini sağlar. 
  • Gerekli görüldüğü taktirde ilgili kişilere eğitim verir. 
  • İhtiyaç duyulduğunda stajyer alınmasını sağlar. 
  • Mesleki alanda meydana gelen her türlü teknolojik ve bilimsel gelişmeleri takip eder ve bu gelişmeleri kuruma uyarlar. 
  • Envanter çalışması sonucunda listelenen tüm evrakların elektronik ortama aktarılması ve intranet aracılığıyla kuruma açılmasını sağlar. 
  • Arşivlerin temizliğini yaptırarak hijyenik bir ortam oluşturur.